Wie berechne ich meinen Stundensatz?

Hinter dem Begriff Stundensatz steckt der in Geldmittel ausgedrückte Erfolg deiner Arbeit pro Stunde. Als Synonym findet man auch häufig den Begriff Stundenlohn. Dies ist der Betrag, der von Dienstleistern an Kunden und Auftraggebern berechnet wird. Aber wir genau berechnet und kalkuliert man ihn. Hier liest du, wie du das machst.

Den Stundensatz berechnen wir unseren Kunden für jede geleistete Arbeitsstunde. Oft ist er transparent, manchmal aber auch intransparent, wenn beispielsweise ein Festpreis oder eine Pauschale berechnet wird. In beiden Fällen muss er vom Selbständigen sorgfältig kalkuliert werden, denn alle betrieblichen und privaten Kosten müssen mit diesem Stundenlohn abgedeckt werden – und natürlich auch die Steuer sowie die Altersvorsorge.

Definition vs. Realität

Betrachtet man diese Definition und wirft anschließend einen Blick auf die aktuelle Marktsituation einiger Branchen, stellt man jedoch fest, dass einige Dienstleister ihre Kosten mit dem Stundenlohn kaum decken können. Aufgrund eines Überangebots an einer Dienstleistung oder an Anbietern neigen diese dazu, sich gegenseitig zu unterbieten, um ausreichend Aufträge zu bekommen. Dieses Verhalten ist jedoch grundverkehrt und führt auf lange Sicht in die Zahlungsunfähigkeit.

Diese Grundregeln sollte man im Kopf behalten

Für die Berechnung des eignen Stundenlohns ist es von Vorteil, wenn man sich ein paar Grundannahmen einprägt. Grundsätzlich müssen die Einnahmen höher sein als die Ausgaben. Also sollte man seine Ausgaben genau kennen und nach Möglichkeiten suchen, diese gering zu halten – vor allem, wenn man sich gerade selbständig macht.

Mit Ausgaben sind nicht nur die betrieblichen Kosten gemeint, sondern auch die privaten Kosten für Lebensunterhalt & Co.

Ein direkter Vergleich mit dem bisherigen Nettogehalt als Angestellter macht keinen Sinn, da man Abgaben, Steuern, Altersvorsorge sowie Ausfallzeiten ebenfalls kalkulieren und hinzurechnen muss.

Zu guter Letzt sollte man immer genau kalkulieren, wie viel von dem Geld, das auf dem Konto liegt, wirklich einem selbst gehört – denn das Finanzamt verdient mit. Bei den Entnahmen für das private Leben empfiehlt sich also Zurückhaltung – denn die nächste Krise kommt bestimmt …

So berechnet man den Stundenlohn

Der Ausgangspunkt für die Berechnung des eigenen Stundenlohns liefert eine genaue Analyse der eigenen Kosten.

1. Schritt: Kosten für den Lebensunterhalt ermitteln

Im ersten Schritt wird berechnet, wie hoch die monatlichen Kosten für den Lebensunterhalt (z.B. Miete, Versicherungen, Nahrung, Kredite) sind. Dann werden Kosten für Krankenkasse und Altersvorsorge hinzugerechnet. Die Summe ergibt quasi das „Nettogehalt“ das dir später zur Verfügung stehen muss. Angenommen, der Betrag beläuft sich auf 2.500 € im Monat. Dann benötigst du 30.000 € nach Steuern im Jahr.

2. Schritt: Steuerhöhe ermitteln

Die Höhe der voraussichtlichen Einkommenssteuer kannst du vorab nur ungefähr ermitteln. Hinweise dazu findest du im Steuerrechner des Bundesministeriums der Finanzen (bmf-steuerrechner.de). Als Alleinstehender ohne Kinder beispielsweise dürfte deine Steuerquote bei etwa 20 % liegen. Du ermittelst im Rechner also, wie hoch das zu versteuernde Einkommen sein muss, damit du nach Steuern rund 30.000 € für deinen Lebensunterhalt hast. Dies sind bei unserem Beispiel ungefähr 38.000 €.

3. Schritt: Betriebskosten ermitteln

Im nächsten Schritt ermittelst du nun die Kosten deines Betriebes. Beispielsweise Raumkosten, Marketing, Material, Vertriebskosten, Mitarbeiter usw. – dazu solltest du deinen Businessplan weitgehend fertig haben. Nicht zu vergessen ist auch ein Betrag für Investitionen, die hin und wieder anfallen. Beispielsweise ein neuer Computer oder Drucker.

Wir nehmen mal an, du hast ermittelt, dass du rund 2.000 € Betriebskosten im Monat hast. Dann sind dies 24.000 € im Jahr. Zusammen mit deinem privaten Lebensunterhalt musst du nun also bereits Einnahmen von 62.000 € im Jahr erwirtschaften.

4. Schritt: Mögliche Arbeitszeit berechnen

In diesem Schritt legst du fest, wie viel Arbeitszeit du hast. Viele Gründer gehen von der falschen Annahme aus, sie könnten 365 Tage im Jahr arbeiten – das ist aber nicht empfehlenswert.

Ein Kalenderjahr hat 365 Tage. Hiervon werden Samstage, Sonntage und die Feiertage (Achtung, unterschiedlich je nach Bundesland. Annahme 9 Tage) abgezogen.

Sprich: 365 – 113 = 252 Tage.

Rechnen wir jetzt 30 Tage für Urlaub ab. Es bleiben also 222 Tage. Jedoch sind Krankheitstage und Fehltage, beispielsweise für Fortbildungen, noch nicht mit eingerechnet. In den letzten Jahren sind Mitarbeiter pro Jahr statistisch 7 Tage krank gewesen und 5 Tage auf Fortbildung.

Daraus ergeben sich 210 produktive Tage. Gehst du von einem normalen Arbeitstag von 8 Stunden aus, stehen dir nun also 1.680 Stunden im Jahr zur Verfügung, die du für Kunden arbeiten kannst – dies sind etwa 140 Stunden im Monat.

5. Schritt: Fakturierbare Zeit berechnen

Auch wenn viele von sich behaupten, dass sie sich nicht bei der Arbeit ablenken lassen, ist dies ein Trugschluss. Man macht sich einen Kaffee, surft etwas im Internet oder bekommt einen Anruf von Freunden. Somit sollte auch die Unproduktivität bei der Berechnung berücksichtigt werden. Als nicht fakturierbare Zeiten gelten außerdem auch die Stunden für die Bearbeitung von Anfragen, Erstellung von Angeboten, Marketing, Besuch von Veranstaltungen für die Kundenakquise und vieles mehr.

Realistisch ist daher die Annahme, dass man etwa 70 % fakturierbar arbeitet. Dies ist die Zeit, die man einem Kunden oder Auftraggeber tatsächlich in Rechnung stellen kann.

Daraus resultiert die Rechnung:

210 * 0,70 = 147 fakturierbare Tage im Jahr. Dies sind also 12,25 Arbeitstage und 98 Stunden pro Monat.

6. Schritt: Stundenlohn ermitteln

Mit den bisherigen Angaben lässt sich ein erster Wert für den Stundenlohn ermitteln. Wir haben oben ermittelt, dass du 62.000 € Umsatz im Jahr machen musst. Dies teilen wir jetzt durch die fakturierbaren Stunden.

62.000 € : 1.176 h = 52,72 € pro Stunde

7. Schritt: Rabatte, Skonto und Nachlässe ermitteln

Der Stundenlohn von 52,72 € muss also immer berechnet werden, um alle Kosten zu decken und die Einkommenssteuer entrichten zu können.

Nun musst du noch abschätzen, wie oft und in welcher Höhe du Rabatte, Skonto und Nachlässe gewähren wirst. Und auch Zahlungsausfälle durch säumige Kunden sind ein wichtiger Faktor. Je nach Branche kannst du für alles noch einen Aufschlag von 8-10 % kalkulieren. Somit kommst du auf einen erforderlichen Stundensatz von etwa 57,50 €.

8. Schritt: Preisobergrenze ermitteln

Bisher haben wir deine Preisuntergrenze ermittelt. Die Preisobergrenze sagt dir der Markt. Du solltest herausfinden, was andere Anbieter in deiner Branche für einen Stundensatz haben bzw. was von den Kunden als maximaler Preis akzeptiert wird. Sollten deine Kunden Verbraucher sein, musst du zusätzlich auch noch die gesetzliche Mehrwertsteuer hinzurechnen.  

Fazit

Führt man für seine Branche eine individuelle Stundenlohnberechnung durch, so kann dies auf den ersten Blick sehr ernüchternd sein. Der direkte Vergleich mit dem Stundenlohn als Angestellter ist also völlig falsch.

Es ist wichtig zu ermitteln, welche Preisakzeptanz seitens der Kunden im Markt besteht. Wenn du merkst, dass sich viele Anbieter in deiner Branche tummeln und sich gegenseitig unterbieten, solltest du dir unbedingt Gedanken über deine Positionierung machen. Überlege dann, was du anders und besser machen kannst, um deinen Stundensatz durchzusetzen.

Mit deinen eigenen Erfahrungen, dem vorhandenen Wissen und Methoden wird eine hochwertige Leistung abgeliefert. Kunden werden dies erkennen und den Preis dafür bezahlen. Man sollte sich nicht von feilschenden Kunden irritieren lassen. Die wird es immer geben, egal wie niedrig dein Preis ist! Bedenke, dass zu niedrige Preise die falsche Zielgruppe anlockt. Bleibe also selbstbewusst.